HB Forretningsorden

Rottweilerklubbens hovedbestyrelse har på sit møde den 18. maj 2015 vedtaget følgende forretningsorden for HB's arbejdsform:

Forretningsordenen skal følge lovens bestemmelser, der siger, at bestyrelsen er ansvarlig for klubbens ledelse, og driften skal ske i overensstemmelse med klubbens formål. På første møde efter den ordinære generalforsamling konstituerer bestyrelsen sig med formand, næstformand, kasserer og sekretær, ligesom bestyrelsesmedlemmernes forskellige opgaver fordeles, herunder kontaktpersoner til de forskellige udvalg, jf. særskilt kompetenceplan.

På første møde gennemgås forretningsordenen for eventuelle nye bestyrelsesmedlemmer, og der kan ligeledes foretages opdatering af forretningsordenens bestemmelser og kompetenceplan, såfremt bestyrelsen finder det nødvendigt.

Bestyrelsen holder møde i nødvendigt omfang. Juli og december er dog fritaget for møder. I presserende sager kan der holdes telefonmøder eller afgørelser kan foretages via mail. Afgørelser foretaget via mail kræver dog alle bestyrelsesmedlemmers tilkendegivelse og accept af beslutningsformen. Har et HB medlem ikke meldt afbud fra mail, betragtes man som værende positiv tilkendegivende over for forslag/beslutningen. Denne accept betragtes som givet inden for 2 dage.

På baggrund af de indkomne svar, træffer formanden konklusion på HB's vegne, herunder også at en sag kan udsættes til et HB‐møde. Et bestyrelsesmedlem kan når som helst begære sagen henvist til et regulært HB‐møde. Det skal dog ske inden der træffes en konklusion og videre debat på mail standses dermed.

Fravær på mailen over 3 dage skal altid meddeles de øvrige HB‐medlemmer, således at påkrævede konklusioner først kan tages tidligst på 4. dagen, eller når samtlige HB‐medlemmer har ytret sig.

Ved brug af offentlige forum herunder Facebook og lignende medier, forudsættes følgende:
• At dette altid foregår med et ordentligt og sobert sprogbrug
• At man på ingen måde optræder racistisk, moralsk, etisk ukorrekt eller i modstrid med landets og RKD’s love.
• At man kun udtaler sig som enkelt person og ikke på vegne af RKD.
• At man ikke udtaler sig om personsager, eller sager der er til behandling i HB.
• At man til enhver tid er opmærksom på det ansvar man som repræsentant for RKD har og tager hensyn til dette forhold i sine udtalelser samt talemåde.

Bestyrelsessuppleanterne indtræder kun ved varigt forfald. Sekretæren udarbejder dagsorden og sørger for indkaldelse til møderne. For bestyrelsens beslutninger, skal der være et flertal på mindst 2, uanset antallet af fremmødte bestyrelsesmedlemmer.

Sager, der ønskes på dagsordenen, skal være sekretæren i hænde senest 7 dage før det møde, hvor de ønskes behandlet. Dagsorden med tilhørende materiale og bilag udsendes senest 5 dage før mødet afholdes.

Ved starten af et bestyrelsesmøde kan bestyrelsen beslutte, at sager - der ikke er på dagsordenen - kan behandles, hvis der er fuld enighed herom. Bestyrelsen og suppleanter har tavshedspligt i alle sager. Bestyrelsesmedlemmer og suppleanter kan loyalt diskutere beslutninger, som er offentliggjort i referater af HB‐møder.

Dagsorden for de ordinære møder skal som min. indeholde følgende punkter:

• Godkendelse af dagsordenen
• Godkendelse af referat fra sidste HB møde.
• Godkendelse af beslutninger på mail‐korrespondancen.
• Orientering fra formanden, herunder orientering om indgået post.
• Regnskab og økonomi.
• AR
• BHR/ UDD
• Lokalforeninger
• MT
• IFR
• UU
• IT
• Emner til behandling
• Redaktionsudvalg
• Evt.

Det skal fremgå af referatet, hvem der skal udføre/give meddelelse om de beslutninger, der er vedtaget. Referatet forhåndsgodkendes på mødet og bliver senest 8 dage efter sendt til alle i HB. Alle deltagende har 3 dages indsigelsesfrist. Bestyrelsen kan i særlige tilfælde vedtage at iværksætte beslutninger inden tidsfristens udløb. Sekretæren sørger endvidere for, at referatet tilgår web‐redaktionen.

Det godkendte referat med underliggende dagsorden og bilag arkiveres samlet i en mappe, der beror hos formand eller sekretæren. Når elektronisk dokumentarkiv er etableret, placeres referater og bilag her. Formanden leder møderne. I tilfælde af formandens fravær ledes møderne af næstformanden, og i tilfælde af at denne også har forfald, ledes møderne af sekretæren.

Formanden eller mindst 2 bestyrelsesmedlemmer kan til enhver tid indkalde til ekstraordinære møder, så vidt mulig med ovenstående varsler, men disse kan i særlige tilfælde fraviges.

De enkelte bestyrelsesmedlemmer kan i økonomisk henseende optræde på klubbens vegne, såfremt det sker inden for budgettets rammer og indenfor det pågældende medlems virkeområde, eller det sker i henhold til særlig bevilling.

For HB‐ og andre udvalgsmedlemmers eget brug af IT (telefon, EDB, papir, blæk etc.) til klubarbejdet, udbetales kvartalsvis godtgørelse i henhold til regler udarbejdet i særlig regelsæt. Satserne reguleres en gang årligt af HB og tilpasses aktuel anvendelse.

Efter behov gennemgår og reviderer HB de forskellige udvalgs regelsæt. Såfremt der skal foretages ændringer, skal de drøftes med, eller være på foranledning af det pågældende udvalg, inden ændringerne sættes i kraft.

Rottweilerklubbens budget fremlægges på den ordinære generalforsamling, og der foretages løbende nødvendige justeringer i forhold til regnskabsudviklingen.

-------------------------------------------------------- 

Således vedtaget på HB‐møde den 18. maj 2015:

Henrik Fuchs, Carsten Henriksen, Britta Nielsen, Merete Andersen og Svend Corvinius